Operations Manager - Projektsteuerung & Projektabschluss (m/w/d)

VIGOWATT ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich Photovoltaik und Energietechnik mit Sitz in Paderborn. Wir betreuen Projekte von der Vorbereitung über die Montage und technische Umsetzung bis zum vollständigen Projektabschluss.

Für unser Team suchen wir eine strukturierte, durchsetzungsstarke und lösungsorientierte Persönlichkeit, die Verantwortung für laufende Projekte übernimmt und dafür sorgt, dass offene Themen nicht liegen bleiben.

Bei uns bekommst du keinen vollständig vorbereiteten Vorgang nach dem anderen auf den Tisch. Du übernimmst Verantwortung, findest selbstständig heraus, warum ein Projekt nicht weitergeht, und führst es konsequent bis zum Abschluss.

Aufgaben

• Eigenständige Betreuung und Nachverfolgung laufender Projekte bis zum vollständigen Abschluss
• Analyse und Klärung, warum Projekte, Rechnungen oder einzelne Arbeitsschritte noch offen sind
• Aktives Nachfassen bei Kunden, Elektrikern, Netzbetreibern, Nachunternehmern und Geschäftspartnern
• Koordination fehlender Montage-, Service- und Nacharbeitstermine
• Nachverfolgung von Netzanschlüssen, Anmeldungen, Dokumentationen und fehlenden Unterlagen
• Koordination und Nachverfolgung technischer Restarbeiten und Mängelbeseitigungen
• Bearbeitung und Koordination von Kundenreklamationen und komplexeren Kundenfällen
• Sicherstellung einer professionellen und nachvollziehbaren Kundenkommunikation
• Prüfung und Nachverfolgung offener Rechnungen sowie Klärung der Ursachen ausstehender Zahlungen
• Priorisierung offener Projekte nach Dringlichkeit und wirtschaftlicher Bedeutung
• Setzen und konsequentes Nachhalten von Fristen
• Vorbereitung komplexer oder rechtlicher Vorgänge für Geschäftsführung oder externe Berater
• Dokumentation sämtlicher Vereinbarungen, offenen Punkte und nächsten Schritte in unseren digitalen Systemen
• Enge Abstimmung mit Geschäftsführung, Montage, Projektvorbereitung und Buchhaltung
• Aktive Mitarbeit an der Verbesserung unserer internen Abläufe und Projektprozesse

Wichtig: Für uns bedeutet „bearbeitet“ nicht, dass eine E-Mail verschickt wurde. Ein Vorgang ist erst dann wirklich bearbeitet, wenn das Problem gelöst wurde oder ein klarer nächster Schritt mit Verantwortlichem und verbindlichem Termin feststeht.

Qualifikation

Für diese Position suchen wir keine reine Sachbearbeitung, sondern eine Person, die Verantwortung für Ergebnisse übernimmt.

Du passt gut zu uns, wenn du:

• bereits Erfahrung im Projektmanagement, Operations Management, technischen Projektmanagement oder einer vergleichbaren koordinierenden Tätigkeit gesammelt hast
• sehr selbstständig und strukturiert arbeitest
• Probleme eigenständig analysierst und Ursachen herausfindest
• gerne telefonierst und aktiv auf Kunden, Partner und Dienstleister zugehst
• konsequent nachfasst und auch unangenehmen Gesprächen nicht aus dem Weg gehst
• mehrere offene Vorgänge gleichzeitig priorisieren und nachverfolgen kannst
• Entscheidungen vorbereitest, statt Probleme lediglich weiterzugeben
• verbindlich, freundlich und gleichzeitig durchsetzungsfähig kommunizierst
• wirtschaftlich denkst und verstehst, wie wichtig ein vollständiger Projektabschluss für ein Unternehmen ist
• sicher mit digitalen Arbeits- und Projektmanagementsystemen umgehen kannst
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzt

Erfahrung aus Photovoltaik, Energietechnik, Elektrohandwerk, Bau, Handwerk oder technischem Projektmanagement ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Entscheidend ist für uns weniger deine konkrete Branche als deine Fähigkeit, dich schnell in komplexe Sachverhalte einzuarbeiten und offene Themen konsequent zum Abschluss zu bringen.

Benefits

• Großer eigener Verantwortungs- und Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Möglichkeit, Prozesse und Strukturen aktiv mit aufzubauen
• Moderner und digital organisierter Arbeitsplatz
• Eigenständiges Arbeiten ohne starre Konzernstrukturen
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Teilweise mobiles Arbeiten nach erfolgreicher Einarbeitung und Absprache
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
• Möglichkeit, deinen Verantwortungsbereich mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln
• Kostenlose Parkmöglichkeiten am Standort

Zusätzliche erfolgsabhängige Vergütung: Wenn du deinen Verantwortungsbereich erfolgreich entwickelst und messbar dazu beiträgst, Projekte schneller abzuschließen und offene Vorgänge nachhaltig zu reduzieren, besteht die Möglichkeit einer individuellen Bonusvereinbarung.

Wir suchen bewusst keine Person, die lediglich Aufgabenlisten abarbeitet.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, Ursachen hinterfragst und Freude daran hast, aus einem festgefahrenen oder unübersichtlichen Vorgang einen sauber abgeschlossenen Fall zu machen, möchten wir dich kennenlernen.

Uns interessiert dabei nicht nur dein Lebenslauf. Im Bewerbungsprozess möchten wir insbesondere erfahren, wie du in der Vergangenheit schwierige Projekte, offene Kundenfälle oder Situationen gelöst hast, bei denen zunächst nicht klar war, wie es weitergeht.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

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