Kaufmännische Geschäftsführung / COO (all genders), 80%

Reflecta demokratisiert den Zugang zu Netzwerk, Wissen und Fördermitteln. Seit 2010 bringen wir Menschen zusammen, die die Gesellschaft zukunftsfähig machen wollen: zunächst mit Offline-Formaten, seit 2019 digital. Heute ist Reflecta ein lernendes Ökosystem mit einer Community von über 10.000 Zukunftsgestalter:innen. Sein jüngstes Kapitel ist der Fördermittelkompass, die größte strukturierte Förderdatenbank im deutschsprachigen Raum, im Abo genutzt von Organisationen aus Zivilgesellschaft, Wohlfahrt, Kommunen und Unternehmen, dazu Landeseinrichtungen und Stiftungen über eigene Portale.

Hinter dem Ökosystem steht eine gemeinnützige GmbH mit einem Team von sieben Personen, remote first und wachsend. Damit das gut geht, teilen wir die Führung in klare Ressorts: Unsere Gründerin Daniela Mahr verantwortet Strategie, Produkt und Partnerschaften, Mitgründer und CTO Simon Franzen die technische Entwicklung. Wir suchen eine zweite Geschäftsführung, die die operative und kaufmännische Verantwortung übernimmt: Finanzen, Teamrhythmus und laufende Projekte.

Du startest als COO mit dem klaren Ziel, als zweite Geschäftsführer:in bestellt zu werden. Was du allein entscheidest und was wir gemeinsam entscheiden, regelt eine klare Geschäftsordnung.

Aufgaben

Finanzen verantworten: Budget, Liquiditätsplanung, Controlling. Du steuerst die Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung (Jahresabschluss, Gemeinnützigkeit) und verantwortest die Abrechnung unserer Förderprojekte gegenüber öffentlichen und privaten Mittelgebern. Die vorbereitende Buchhaltung läuft schlank und zunehmend automatisiert; du verantwortest sie, verbesserst sie weiter und entscheidest mit, ob und wann eine unterstützende Office-Rolle dazukommt.

Team führen: Wir arbeiten in Zwei-Wochen-Sprints. Du steuerst Planung, Review und die Aufgabenverteilung über alle laufenden Projekte und führst die Personalgespräche; über Neueinstellungen ins Team entscheiden wir gemeinsam. Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen und bei der das Team Antworten bekommt, und du entwickelst unser Arbeitsformat weiter.

Projekte steuern: Wir betreiben mehrere Plattformprojekte parallel (Fördermittelkompass, Partnerportale, geförderte Programme, Reflecta Netzwerk). Die strategischen Schwerpunkte setzen wir gemeinsam; innerhalb dieses Rahmens hältst du Zeitpläne, Kapazitäten und Zusagen im Blick und entscheidest, was wann Priorität hat. Die technische Entwicklung führt unser Mitgründer und CTO Simon, die Produktvision liegt bei Daniela.

Verwaltung und Recht im Blick behalten: Verträge, Versicherungen, Fristen, Registerpflichten. Vieles davon ist digitalisiert; du trägst die Verantwortung und entscheidest, was du selbst machst, delegierst oder weiter automatisierst.

Von Berlin aus arbeiten, remote first: Dein regelmäßiger Arbeitsort liegt in Deutschland; für zentrale Termine bist du regelmäßig in Berlin verfügbar und arbeitest wie wir alle überwiegend remote. Unser Büro in Berlin-Mitte steht dir offen. Du bist außerdem bei Branchen- und Netzwerk-Events für Reflecta unterwegs. Wenn du Lust auf Sichtbarkeit hast, auf Panels, Bühnen oder im Netzwerk unseres Sektors, gibt es dafür Raum. Wie wir uns die Außenwirkung aufteilen, entwickeln wir gemeinsam.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in kaufmännischer Leitung, Geschäftsführung oder als COO, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einem Sozialunternehmen oder einem kleinen Digitalunternehmen.
• Du hast nachweislich Teams geführt, idealerweise remote oder hybrid: Du kennst verteiltes Arbeiten aus der Praxis, kommunizierst asynchron und schriftlich klar und hältst Entscheidungen so fest, dass sie ohne Meeting nachvollziehbar sind. Menschen arbeiten gern mit dir und sagen dir auch Unbequemes.
• Du arbeitest täglich sicher mit digitalen Tools (Projektmanagement, Wissensdatenbank, Team-Chat, cloudbasierte Dokumente) und findest dich in neuen Tools schnell zurecht. KI-gestützte Prozesse sind bei uns Alltag: Wir automatisieren viel und erwarten Neugier, keine Perfektion.
• Du kannst Zahlen: Budgets, Liquidität. DATEV-Auswertungen liest du sicher.
• Du bist mit Fördermitteln vertraut: Zuwendungen, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, die Logik öffentlicher und privater Mittelgeber. Du musst nicht jedes Programm kennen, aber du weißt, wie Fördergeld funktioniert und was Gemeinnützigkeit in der Praxis bedeutet.
• Du triffst Entscheidungen in deinem Verantwortungsbereich und holst dir bei offenen Fragen gezielt Informationen und Sparring. Bei Unsicherheit klärst du die Entscheidungsgrundlage, machst einen Vorschlag und ziehst die richtigen Personen ein, statt Themen liegen zu lassen.
• Du bist hands-on und flexibel: Du bist bereit, operative Aufgaben selbst anzupacken, während du gleichzeitig Prozesse baust, die wiederkehrende Arbeit vereinfachen oder delegierbar machen. Du lädst auch selbst Belege hoch, springst ein, wo es brennt, und baust parallel die Prozesse, die genau das Schritt für Schritt überflüssig machen.
• Du kommunizierst schriftlich und mündlich sehr sicher auf Deutsch, weil Fördermittelabrechnungen, Verträge, Behördenkommunikation und Teamführung überwiegend auf Deutsch laufen.
• Du arbeitest gut in einem remote-first Team, kommunizierst klar über Distanz und hältst Zusammenarbeit, Prioritäten und Entscheidungen auch dann verlässlich zusammen, wenn einzelne Führungspersonen viel unterwegs sind.

Diese Rolle passt nicht, wenn

• du eine reine Finanzrolle suchst. Die Hälfte dieser Rolle ist Führung und Steuerung von Menschen und Projekten.
• du eine reine Führungsrolle suchst. Die andere Hälfte sind Zahlen, Abrechnungen und Verwaltungsverantwortung.
• du völlige Autonomie erwartest. Wir arbeiten mit einer klaren Geschäftsordnung: vieles entscheidest du allein, Grundsatzfragen entscheiden wir gemeinsam.
• du Konzernstrukturen brauchst. Bei uns gibt es kein Sekretariat und keine Fachabteilungen, dafür schlanke digitale Prozesse und viel Eigenverantwortung.
• du Führung nur in Präsenz kennst und dir Steuerung über digitale Tools und asynchrone Kommunikation erst aneignen müsstest. Remote ist bei uns nicht die Ausnahme, sondern der Normalbetrieb.
• du nicht in Berlin oder im Umland wohnst und auch nicht zum Start dorthin ziehst.

Benefits

• Eine echte Leitungsrolle mit fester Geschäftsführungsperspektive und voller operativer und kaufmännischer Verantwortung ab Tag eins.
• Die Rolle startet mit 80% (rund 32 Wochenstunden). Führungsverantwortung in Teilzeit ist bei uns Absicht, kein Kompromiss. Eine Erhöhung des Umfangs ist möglich, wenn Rolle und Finanzierung wachsen.
• Gehalt: 4.160 bis 4.960 Euro brutto bei 80%, je nach Erfahrung. Entspricht 5.200 bis 6.200 Euro auf Vollzeitbasis.
• Unbefristete Zusammenarbeit.
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit.
• Start flexibel zwischen 1. November 2026 und 1. Januar 2027; spätestens zum 1. Januar 2027 solltest du verfügbar sein.
• Gestaltungsspielraum in einer Organisation, die wächst und ihre Strukturen weiterentwickelt. Du baust mit auf, statt zu verwalten.
• Remote first, flexible Zeiten. Das Büro in Berlin-Mitte steht dir offen.
• Ein kleines, erfahrenes Team mit kurzen Wegen und einem Produkt mit wachsendem, wiederkehrendem Umsatz.

Kein klassisches Anschreiben nötig: Lade deinen Lebenslauf hoch und beantworte die vier kurzen Fragen direkt hier im Formular, darunter eine zur Motivation. Bewerbungsschluss: 30. September 2026. Wir sichten laufend und führen erste Gespräche schon vor Bewerbungsschluss. Alle Bewerbungen und Gespräche behandeln wir vertraulich.

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