Executive Operations Manager to CEO (m/w/d)

Die meisten Assistenzen verwalten. Du lieferst.

Wenn du aus drei Stichworten per WhatsApp ein fertiges Ergebnis machst, ohne nachzufragen, bist du hier richtig.

15 bis 25 parallele Themen. Direkte Zuarbeit zum CEO. Diskretion wie in einem Family Office.

Nicht Kalender pflegen, sondern den Kopf des Gründers freiräumen. Dein Ziel: Dem CEO 8 Stunden pro Woche zurückgeben.

Du sorgst dafür, dass keine Abbuchung durchrutscht, kein Thema liegenbleibt und keine Information nach außen dringt. Du arbeitest direkt mit dem CEO und niemandem dazwischen.

Bewirb dich jetzt, wenn du bereit bist, die rechte Hand eines Gründers zu werden.

Aufgaben

• BRUCHSTÜCKE VERARBEITEN – Der CEO gibt halbe Sätze, WhatsApp-Fragmente, drei Stichworte im Vorbeigehen. Du recherchierst eigenständig, entscheidest im definierten Rahmen und lieferst ein fertiges Ergebnis in Stunden, nicht in Tagen.
• INBOX VERANTWORTEN – Die CEO-Inbox wird täglich durchgesehen, Mails sind bearbeitet, geroutet oder bewusst geparkt 95 % binnen 24 Stunden. 0 verpasste Termine, null verpasste Fristen über 12 Monate.
• KOSTEN JAGEN – SaaS-Abos, Kreditkarten-Abbuchungen, Lieferanten-Rechnungen. Du jagst Leichen, prüfst Plausibilität, verhandelst Preise und dokumentierst Einsparungen quartalsweise.
• VERTRÄGE PRÜFEN – Standard-Verträge, NDAs, Bestellungen bis 1.500 €: Du entscheidest im Rahmen selbst. Darüber: Entscheidungsvorlage mit Empfehlung, nicht mit Frage.
• STAKEHOLDER STEUERN – Anwälte, Steuerberater, Behörden, externe Partner. Du nimmst proaktiv Kontakt, hältst Fäden zusammen und schließt Loops, ohne dass der CEO nachfragt.
• RED LINES ERKENNEN – Du unterscheidest zwischen operativ entscheiden und Chefsache. Gesellschafterdaten, Finanzkennzahlen, Familien-Interna gehen nie ohne CEO raus, auch nicht bei Druck von außen.DISKRETION LEBEN – Was du weißt, bleibt bei dir. Nicht mit Familie, nicht mit Kollegen, nicht unter „zwischen uns gesagt". Vertraulichkeit ist Charakter, nicht Regel.

Qualifikation

• OPERATIVER REFLEX – Du hast mindestens 2 Jahre in einer 1:1-Assistenz-Rolle für Gründer, CEO, Partner, Arzt oder Anwalt gearbeitet. Fragmentarische Aufträge sind dein Normalfall, nicht deine Ausnahme.
• URTEILSVERMÖGEN – Du priorisierst unter Druck ohne Rücksprache. Du erkennst den Unterschied zwischen Red Line und operativer Entscheidung. Du handelst bei 70 % Information und weißt, wann 70 % nicht reichen.
• KAUFMÄNNISCHER INSTINKT – Du behandelst jeden Euro des Unternehmens wie eigenes Geld. Du hast in einer früheren Rolle nachweisbar Kosten gesenkt, Abos gekündigt oder Verträge neu verhandelt.
• ABSOLUTE DISKRETION – Du hattest Zugang zu sensiblen Informationen und hast nichts nach außen getragen. Referenzen bestätigen: Sie wusste mehr, als sie je sagte.
• EIGENE STRUKTUR – Du hältst 15+ parallele Themen mit einem selbst gebauten Tracking-System. Nichts fällt runter. Du brauchst kein Mikromanagement.
• DIREKTHEIT MIT RESPEKT – Du widersprichst dem CEO, wenn du es besser weißt. Du sprichst Probleme direkt an, ohne passiv-aggressiv zu werden. Ton und Register wechselst du souverän zwischen Handwerker, Anwalt und Behörde.
• PROAKTIVE KOMMUNIKATION – Du lieferst beim Ausführen mehr zurück als gefordert: Kontext, Alternative, Risiko, nächster Schritt. Du schreibst kurz, präzise, ohne Umwege.

Benefits

• DIREKTE CEO-EXPOSURE – Du arbeitest 1:1 mit dem CEO, ohne Zwischenebene. Deine Arbeit wirkt sofort und wird gesehen.
• ECHTE ENTSCHEIDUNGSBEFUGNIS – Du entscheidest eigenständig bis 1.500 €. Darüber bereitest du Entscheidungsvorlagen mit Empfehlung vor. Kein ständiges Rückfragen.
• KI ALS PFLICHTWERKZEUG – Claude und ChatGPT sind im Arbeitsalltag integriert, nicht Bonus. Du arbeitest damit schneller und schlauer, nicht härter.
• VERTRAUENSTIEFE – Du bekommst Einblicke, die sonst nur Gesellschafter haben. Verantwortung und Privileg zugleich.
• NEUES OFFICE IN NÜRNBERG – Zentraler Standort, top modern, hochwertig ausgestattet. Nah dran am CEO, weil genau da die Arbeit passiert.
• ENTWICKLUNG ÜBER LEISTUNG – Keine festen Karrierestufen. Wenn du konstant lieferst, wächst dein Scope in Tiefe und Vertrauen, nicht in Titel.

Wir haben aktuell nur eine freie Position.

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