Privatassistenz / Chief of Staff (m/w/d)

Um was es geht.

Für einen unserer Hamburger Klienten sehen wir uns aktuell um.
Hinter einem anspruchsvollen privaten Umfeld steht oft eine Person, der man vorbehaltlos vertrauen kann: jemand, der entlastet, mitdenkt und das Leben im Hintergrund so organisiert, dass Raum für das Wesentliche bleibt. Gesucht wird genau diese Persönlichkeit – mit Erfahrung in der Betreuung vermögender Privatpersonen oder in einer vergleichbar verantwortungsvollen Assistenz-, PA- oder Chief-of-Staff-Funktion.

Diese Aufgaben bringt die Rolle.

• Führung und Steuerung aller privaten Mitarbeiter sowie haushalts- und immobiliennaher Dienste

• Betreuung und Koordination der privaten Immobilien inkl. Instandhaltung und externer Dienstleister

• Organisation aller privaten und geschäftlichen Reisen (Flüge, Privatflüge, Hotels, Transfers, Reservierungen)

• Vorausschauende Terminplanung und Kommunikation mit internen und externen Partnern

• Abwicklung privater Zahlungen und Freigabe von Rechnungen in Abstimmung mit Family Office / Finanzbereich

• Koordination externer Berater und Vertrauenspersonen

• Organisatorische Unterstützung der Familie (u. a. Bildung, Philanthropie)

• Kleinere kaufmännische Aufgaben sowie weitere persönliche Sonderaufgaben – eigenverantwortlich und lösungsorientiert

Das bringen Sie (gerne) mit.

• Gerne ein Studium oder kaufmännische Ausbildung mit langjähriger Praxiserfahrung auf hohem Niveau

• Mindestens 5 Jahre in vergleichbarer Funktion, idealerweise Family Office, Privatbüro einer Unternehmerfamilie, gehobene Hotellerie oder persönliche Assistenz einer vermögenden Person

• Gerne Erfahrung in der Führung von Hauspersonal und externen Dienstleistern

• Gerne Erfahrung mit mehreren Immobilien oder schnelle Einarbeitungsbereitschaft

• Sicherer Umgang mit privaten Finanz- und Zahlungsvorgängen

• Exzellentes Deutsch, sehr gutes Englisch

• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)

• Unbedingte Reisebereitschaft (im Wesentlichen UK) und Flexibilität bei Zeiten und Prioritäten

Das sind Sie.

Wichtig ist ausgeprägte Loyalität und absolute Diskretion – verbunden mit einem feinen Gespür für sensible persönliche und finanzielle Angelegenheiten. Ebenso wichtig sind Eigeninitiative und eine proaktive Haltung: Bedürfnisse idealerweise erkennen, bevor sie ausgesprochen werden, und das Umfeld so halten, dass der Inhaber entlastet bleibt.
Gefragt sind emotionale Intelligenz und Stressresistenz: auch bei hohem Tempo, wechselnden Prioritäten und gelegentlichem Druck freundlich, souverän und lösungsorientiert bleiben. Ein gepflegtes, professionelles Auftreten mit natürlicher Autorität gegenüber Mitarbeitenden und Dienstleistern – und gleichzeitig einer klar respektvollen Haltung.

Wenn Sie die Stelle anspricht, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.

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